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把文件上傳到圈子 WPS第四組件“輕辦公”詳解

時間：2013-03-25 07:51:05 作者：不思議游戲瀏覽量：1794

3月12日，金山WPS發布了全新搶鮮版，此次最大更新就是在WPS文字、表格、演示的基礎上增加了一個全新的組件——輕辦公，它是一個多人、多平臺、多文檔的協同工具。“輕辦公”的加入強化了WPS這款Office工具軟件的一個新的屬性——“服務”。用戶通過“輕辦公”可以直接在云端存儲文檔、建立文檔相關人員的圈子、在圈子中針對文檔內容進行討論、修改，形成文檔的全生命周期管理，便于存檔和查看。

WPS輕辦公

一般情況下，文檔是需要與他人交流的，用戶編輯文檔后會通過郵件、即時通訊(QQ群、討論組)等工具與團隊伙伴或相關工作人員進行討論，大家對文檔內容提出意見和修訂后再通過郵件等工具反饋給發起人。這個過程中經常出現反饋不及時、多人修改的文檔版本難以核對等問題，然而輕辦公所具備的文檔歷史版本管理和即時消息提醒等功能都讓多人協作的效率更高效。

據悉，“輕辦公”的概念是為配合這個新組件的推出特別想到的一個名稱，它的出發點就是打通PC平臺與移動平臺之間的文件，將人與人之間文檔的協作串起來。用戶可以通過輕辦公建立自己針對于某一文檔的圈子，將文件上傳或保存到圈子，將需要的人拉近圈子里，就能夠依托文件進行評論和討論，實現多人對一個文件進行修改，保證版本不會亂掉。這樣人與人之間的文檔協作就能更輕便。

舉個例子來說明輕辦公的價值，就拿大公司中常見的合同審核來說吧——A公司的張三和B公司的李四簽訂一份合同，張三首先需將合同初稿通過郵件發給A公司內法務部門和財務部門審核，雙方同事會針對合同給出不同的修改意見，張三根據意見還要進行再次修訂再次發郵件，往復多次。即便A公司內部審核定稿了，B公司內部同樣還要走合同審核流程，B公司的法務同事和財務同事同樣會給李四提出很多修改意見。最終，張三和李四必須匯總本公司內部的修改意見，同時也要逐字逐句考量對方公司的修改內容。稍有不慎，就可能造成版本的錯亂和修改意見的遺漏。

WPS輕辦公的出現解決了這個協同難題。A公司的張三可以通過輕辦公建立一個圈子，將合同初稿上傳，同時將法務同事、財務同事、以及B公司的李四都拉進來，針對合同初稿進行評論和討論。李四也可以將B公司的法務同事和財務同事拉進來一起討論。這樣，大家在同一版本上討論，保證了修改內容的不遺漏，從根本上杜絕了版本錯亂，也大大提升了辦公效率。

另外，據WPS輕辦公產品負責人晁云曈介紹，輕辦公的催生主要基于2方面原因：第一是移動互聯網開始流行，越來越多介入到企業辦公環境里去。第二是管理結構越來越扁平化，虛擬的團隊也會越來越多。這就決定未來辦公環境需要解決兩個問題：無縫打通PC和移動設備;第二個如何以一個比較扁平、虛擬團隊運作形式來實現人與人的溝通和協作等一系列的問題。

這次發布的WPS“輕辦公”只是一個Beta版，僅支持PC個人版，主要是先讓廣大用戶了解和熟悉這樣的文檔協作模式，并收集在使用過程中存在的問題，以便對產品進行完善，預計在5月份可實現移動、PC多平臺的全面部署，真正實現多人、多平臺、多文件協同辦公。